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It is a long established fact that a reader will be distracted by the readable content of a page when looking at its layout.
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Le workflow de validation permet d’organiser le flux d’information en optimisant le travail de chaque service de l’entreprise. En effet, les étapes de validation peuvent impliquer différents processus métier. Afin que la solution informatique d’automatisation des processus d’entreprise soit efficace, il est nécessaire de respecter certaines étapes.
Pour implémenter un système de workflow au sein de votre entreprise, un consultant spécialisé analyse les processus existants. Il modélise les circuits de traitement analysés et effectue les préconisations éventuelles. Les workflow à automatiser sont définis en concertation avec vous et les services concernés. L’objectif est de s’adapter aux besoins des acteurs concernés. Il est important pour nous de comprendre les problématiques et les enjeux de chaque métier de l’entreprise. Cela nous permet d’assurer une transformation des processus sur-mesure et pérenne.
Détermination nominative de l’approbateur
C’est la solution la plus simple et parfois la plus efficace. Elle présente cependant le défaut de ne pas pouvoir répondre à la mise en place de circuits d’approbation ensemblistes.
ZenOnline vous permet de paramétrer vos circuits d’approbation en se basant sur les rôles utilisateurs pour déterminer l’approbateur. C’est alors à vous de définir la détermination de cet approbateur via un rôle. Ce rôle peut être basé sur un critère organisationnel, sur un critère géographique, ou autre.
Critère organisationnel : vous décidez que c’est le statut ou le rôle de l’approbateur qui rentre en compte. Cela peut être lié au statut de l’approbateur par rapport au demandeur (le supérieur hiérarchique valide), ou alors à son rôle de référence pour l’ensemble des collaborateurs (c’est celui qui a le rôle de directeur financier qui valide).
Exemple : Pierre demande à Paul, son supérieur, de valider la facture. C’est son statut de supérieur qui est en effet pris en compte dans le circuit d’approbation.
Critère géographique : ici, on se calque sur votre organisation géographique et les circuits d’approbation remontent graduellement le découpage géographique de votre entreprise : responsable d’agence local, puis régional et ainsi de suite. Exemple : Pierre est dans l’agence de Marseille. Sa demande sera donc attribuée automatiquement au responsable de Marseille, puis de la région PACA, puis de la France, etc.
Mix des deux critères : si votre organisation est plus complexe, le circuit d’approbation peut suivre plusieurs étapes, à votre convenance. Exemple : Pierre dépend du service informatique (DSI) et est basé à Marseille. Il est possible de faire aller sa demande d’abord à son responsable d’agence. Elle sera transmise ensuite à son responsable hiérarchique, qui fait partie du service informatique.
En un mot, la digitalisation du workflow s’adapte à la structure de votre entreprise, quelle qu’elle soit. Il est ensuite possible de mettre en place différents circuits d’approbation selon d’autres critères.
Il est également possible d’automatiser les circuits d’approbation via une gestion de seuil ou l’imputation à un budget de dépense.
La gestion d’une entreprise est souvent effectuée au travers de budgets, chaque budget étant supervisé par un responsable. Cette notion peut être affinée via l’utilisation d’imputation budgétaire pour lequel il sera également possible de définir un responsable.
ZenOnline permet de créer en toute autonomie des budgets et de manière plus précise des imputations budgétaires. Puis la solution propose de leur attribuer des responsables afin d’automatiser le processus d’approbation. A chaque réception de facture, celle-ci peut être ainsi imputée automatiquement à un budget selon sa nature. Encore une fois, tout est facilement paramétrable et modulable selon votre fonctionnement. Exemple : Paul reçoit une facture pour de la publicité. En choisissant le budget « Communication », dont l’imputation budgétaire « Publicité » dépend, la facture est automatiquement envoyée à Marion, responsable du budget « Communication ».
NotificationL’envoi de notifications par e-mail, SMS ou mini-message Zen pour prévenir qu’un document est en attente d’approbation. Le message envoyé contient un lien permettant à l’approbateur d’indiquer son choix. Cette fonctionnalité est disponible depuis tous supports : smartphone, tablette, ordinateur, etc.
L’interface Zensolutions présente ici un avantage de taille et vous offre la possibilité de paramétrer très finement les notifications. Ce système de notification peut être désactivé pour toutes les demandes de niveau 1. Ainsi, les décideurs (des niveaux 2 et 3 par exemple) n’auront que les demandes de leur niveau de notifiées. Et encore une fois, tout est paramétrable ! Si vous êtes de niveau 3 et que vous ne voulez recevoir aucune notification, c’est tout à fait possible. Vous ne verrez vos demandes d’approbation qu’à l’ouverture de l’outil de gestion documentaire.
Gestion des absencesÊtre notifié d’une demande pour la valider, c’est très pratique. Mais en cas d’absence, comment ça marche ? Pas de panique, Zensolutions a tout prévu. En cas d’absence prévue comme des congés annuels, il est possible de paramétrer un mécanisme qui transférera automatiquement les demandes à un tiers. Exemple : Pierre est en vacances aux Caraïbes ? Pas grave, son congé était prévu et Aline validera ses demandes le temps de son absence. En cas d’absence imprévue pour des raisons diverses (une réunion importante qui s’éternise, des embouteillages sur la route du travail, etc.), il sera alors possible à un autre utilisateur (disposant du même niveau d’autorisation) de se substituer à vous pour valider la demande. Exemple : Pierre demande une approbation à Aline. Cette dernière s’est cassée la jambe le matin même et n’est pas en mesure de le faire. Pierre va alors se tourner vers Carole de l’agence de Lyon afin qu’elle approuve la demande soumise à Aline. Disposant du même niveau d’habilitation qu’Aline, Carole pourra valider la demande de Pierre.
Pour autant et afin de sécuriser le processus d’approbation, cette substitution d’approbateur va provoquer la création d’une alerte. Elle sera émise à destination de deux personnes : à la personne qui devait initialement valider la demande (dans notre exemple Aline) et également aux personnes jouant le rôle de contrôleur de gestion.
Automatiser les tâches à faible valeur ajoutée, c’est notre métier, laissez nous vous aider!
