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Les différents types de GED

workflow logiciel de GED

La GED est un système informatisé permettant la gestion de tout type de documents et de leur processus d’utilisation. Il existe ainsi différents types de solution de gestion documentaire pour répondre aux différents besoins des services d’une entreprise. Notre suite logicielle regroupe en un seul outil les différentes applications de gestion documentaire. Zensolutions apporte ainsi une solution pour chaque besoin en gestion documentaire.

Dématérialisation de dossier ADMINISTRATIF
GED Dossier

Ce type d’application concerne la gestion de dossiers électroniques. Elle correspond au classement et à l’archivage de différents types de documents administratifs (clients, fournisseurs, administrés, adhérents, salariés, etc.) sous forme numérique.

Plan de classement des documents ;
Capture et classement automatique des documents produits par les applications métiers ;
Vérification de complétude documentaire ;
Gestion du statut du dossier ;
Annuaire des contacts.

Intégration aux logiciels existants :

Connecteur Mail ;
Technique de LAD/RAD pour identification émetteur ;
Technique de LAD/RAD pour détection de mots clés ;
Import / Export Chorus ;
Portail Tiers ;
(avec la mise en place d’une ouverture partielle d’accès à la base documentaire pour les tiers concernés en mode consultation, ajout, voire même collaboratif) ;
Intégration au site institutionnel.

GESTION DE PROJET collaboratif

Ce logiciel de gestion électronique est adapté dans un contexte de gestion d’affaires et/ou de gestion de projets. Elle est accessible par des collaborateurs externes (sous-traitants, partenaires, clients, fournisseurs, etc.) en mode consultation, ajout et surtout collaboratif. Offrant une approche CRM, regroupe les principales fonctionnalités liées au management de projet.

Plan de classement par affaire ou par Projet ;
Capture et classement automatique des documents produits par les applications métiers ;
Capture et classement automatique des mails liés à l’affaire et/ou au Projet ;
Gestion des commentaires, de notes et des tâches ;
Annuaire des contacts ;
Calendrier.

Intégration aux logiciels existants :

Connecteur Mail ;
Connecteurs nomades (Drop Box, Google Drive, One Drive, autres).

Fluidification et sécurisation des échanges client

Cette GED est utilisée dans le cadre de la mise en place d’un espace client collaboratif au sein d’un portail institutionnel. Son interface est personnalisable à l’image de votre entreprise. Cet espace sécurisé permet aux clients de pouvoir consulter leurs documents, voire d’en ajouter.

Plan de classement ;
Mise à disposition des documents à destination des clients ;
Possibilité de dépose de documents par les clients ;
Notification par mail ou par SMS ;
Signature électronique ;
Conformité  réglementaire.

Intégration aux logiciels existants :

Site institutionnel existant ;
Export Chorus.

Optimisation du traitement du courrier

Cette GED est mise en œuvre dans un objectif d’amélioration de la gestion des courriers entrants en dématérialisant leur traitement. Il s’agit d’un processus métier qui justifie facilement la mise en place de la dématérialisation des documents et de son workflow pour un gain de productivité.

Capture des documents numérisés, des flux télécopie et des flux mails ;
Moteur d’analyse de contenu des documents scannés ;
Automatisme de distribution du courrier ;
Bannettes de Picking ;
Supervision d’activité ;
Production de réponses types (mail ou courrier).

Automatisation des processus

Cette application de la gestion documentaire est mise en place pour traiter des processus documentaires typés. Il peut s’agir de gestion des appels d’offres, de gestion de dossiers juridiques, de non-conformités, etc. La prise en charge du process de manière électronique permet de réduire les opérations manuelles, les délais de traitement des documents et les coûts administratifs.

Plan de classement ;
Gestion et traçabilité des accès ;
Gestion de versions ;
Reprise de l’existant ;
Fonction Collaborative ;
Production de courriers et emails sur la base de modèles ;
Gestion de Tâches ;
Calendrier.

Amélioration de la gestion d’e-mail

Initialement conçue pour numériser des volumes importants de documents papier, la GED offre également des avantages pour la gestion des emails. Elle facilite la centralisation et l’archivage des mails émis et reçus pour les indexer et classer dynamiquement dans des dossiers.

Capture et classement automatique des mails émis ;
Capture et classement automatique des mails reçus ;
Dédoublonnage ;
Compression des pièces jointes des mails ;
Synchronisation avec Outlook.

Echange de données informatisées (EDI)

La dématérialisation des factures désigne le processus consistant à éditer et gérer ses factures au format numérique en conformité avec la réglementation fiscale et des normes en vigueur. Cette GED est adaptée dans le cadre du traitement dématérialisé des factures fournisseurs avec synchronisation avec un ERP.

Numérisation ;
Capture automatique de boîtes mails avec détachement pièce jointe ;
Export de brouillards comptables, de notification de paiement ;
Circuit d’approbation ;
Gestion de seuils de délégation ;
Validation par mail.

Intégration aux logiciels existants

Technique de LAD/RAD pour identification émetteur et pour extraction des données comptables ;
Synchronisation avec gestion commerciale (réceptions, commandes) ;
Synchronisation avec ERP partie comptable & commerciale (PCG, plan tiers, rubrique analytique, commandes, réceptions).

Rationalisation du système d’archivage

Cette solution de gestion documentaire est mise en place dans le cadre de projet de mise en place d’un système de stockage et d’archivage. Cette application vise la conservation des documents sous leur forme définitive, dans le respect des normes réglementaires exigées pour certains types d’informations.

Création de dossiers et de sous dossiers sans limite de niveau ;
Gestion et traçabilité des accès ;
Gestion des doublons ;
Reprise de l’existant ;
Recherche plein texte ;
Recherche sur mots clés.

Gestion perenne du processus qualité

Cette GED Qualité (système de gestion électronique des documents qualité) est utilisée par le service Qualité pour gérer le processus des documents qualité. Il retrace ainsi l’ensemble du flux documentaire de la création, en passant par les étapes de révision et d’approbation, jusqu’à la diffusion. L’application facilite ainsi la gestion du workflow des documents dans un environnement fortement réglementé.

Gestion des versions ;
Circuit d’approbation ;
Traçabilité ;
Fonction collaborative ;
Plan de tâches.

Dématérialisation de dossier ADMINISTRATIF


Ce type d’application concerne la gestion de dossiers électroniques. Elle correspond au classement et à l’archivage de différents types de documents administratifs (clients, fournisseurs, administrés, adhérents, salariés, etc.) sous forme numérique.

Plan de classement des documents
Capture et classement automatique des documents produits par les applications métiers
Vérification de complétude documentaire
Gestion du statut du dossier
Annuaire des contacts

Intégration aux logiciels existants :

Connecteur Mail
Technique de LAD/RAD pour identification émetteur
Technique de LAD/RAD pour détection de mots clés
Import / Export Chorus
Portail Tiers
(avec la mise en place d’une ouverture partielle d’accès à la base documentaire pour les tiers concernés en mode consultation, ajout, voire même collaboratif)
Intégration au site institutionnel.

GESTION DE PROJET collaboratif


Ce logiciel de gestion électronique est adapté dans un contexte de gestion d’affaires et/ou de gestion de projets. Elle est accessible par des collaborateurs externes (sous-traitants, partenaires, clients, fournisseurs, etc.) en mode consultation, ajout et surtout collaboratif. Offrant une approche CRM, regroupe les principales fonctionnalités liées au management de projet.

Plan de classement par affaire ou par Projet
Capture et classement automatique des documents produits par les applications métiers
Capture et classement automatique des mails liés à l’affaire et/ou au Projet
Gestion des commentaires, de notes et des tâches
Annuaire des contacts
Calendrier

Intégration aux logiciels existants :

Connecteur Mail
Connecteurs nomades (Drop Box, Google Drive, One Drive, autres).

Fluidification et sécurisation des échanges client

Cette GED est utilisée dans le cadre de la mise en place d’un espace client collaboratif au sein d’un portail institutionnel. Son interface est personnalisable à l’image de votre entreprise. Cet espace sécurisé permet aux clients de pouvoir consulter leurs documents, voire d’en ajouter.

Plan de classement
Mise à disposition des documents à destination des clients
Possibilité de dépose de documents par les clients
Notification par mail ou par SMS
Signature électronique
Conformité réglementaire

Intégration aux logiciels existants :

Site institutionnel existant
Export Chorus.

Optimisation du traitement du courrier


Cette GED est mise en œuvre dans un objectif d’amélioration de la gestion des courriers entrants en dématérialisant leur traitement. Il s’agit d’un processus métier qui justifie facilement la mise en place de la dématérialisation des documents et de son workflow pour un gain de productivité.

Capture des documents numérisés, des flux télécopie et des flux mails .
Moteur d’analyse de contenu des documents scannés
Automatisme de distribution du courrier
Bannettes de Picking
Supervision d’activité
Production de réponses types (mail ou courrier)

Automatisation des processus


Cette application de la gestion documentaire est mise en place pour traiter des processus documentaires typés. Il peut s’agir de gestion des appels d’offres, de gestion de dossiers juridiques, de non-conformités, etc. La prise en charge du process de manière électronique permet de réduire les opérations manuelles, les délais de traitement des documents et les coûts administratifs.

Plan de classement
Gestion et traçabilité des accès
Gestion de versions
Reprise de l’existant
Fonction Collaborative
Production de courriers et emails sur la base de modèles
Gestion de Tâches
Calendrier

Amélioration de la gestion d’e-mail


Initialement conçue pour numériser des volumes importants de documents papier, la GED offre également des avantages pour la gestion des emails. Elle facilite la centralisation et l’archivage des mails émis et reçus pour les indexer et classer dynamiquement dans des dossiers.

Capture et classement automatique des mails émis
Capture et classement automatique des mails reçus
Dédoublonnage
Compression des pièces jointes des mails
Synchronisation avec Outlook

Echange de données informatisées (EDI)


La dématérialisation des factures désigne le processus consistant à éditer et gérer ses factures au format numérique en conformité avec la réglementation fiscale et des normes en vigueur. Cette GED est adaptée dans le cadre du traitement dématérialisé des factures fournisseurs avec synchronisation avec un ERP.

Numérisation
Capture automatique de boîtes mails avec détachement pièce jointe
Export de brouillards comptables, de notification de paiement
Circuit d’approbation
Gestion de seuils de délégation
Validation par mail

Intégration aux logiciels existants :

Technique de LAD/RAD pour identification émetteur et pour extraction des données comptables
Synchronisation avec gestion commerciale (réceptions, commandes)
Synchronisation avec ERP partie comptable & commerciale (PCG, plan tiers, rubrique analytique, commandes, réceptions)

Rationalisation du système d’archivage


Cette solution de gestion documentaire est mise en place dans le cadre de projet de mise en place d’un système de stockage et d’archivage. Cette application vise la conservation des documents sous leur forme définitive, dans le respect des normes réglementaires exigées pour certains types d’informations.

Création de dossiers et de sous dossiers sans limite de niveau
Gestion et traçabilité des accès
Gestion des doublons
Reprise de l’existant
Recherche plein texte
Recherche sur mots clés

Gestion perenne du processus qualité


Cette GED Qualité (système de gestion électronique des documents qualité) est utilisée par le service Qualité pour gérer le processus des documents qualité. Il retrace ainsi l’ensemble du flux documentaire de la création, en passant par les étapes de révision et d’approbation, jusqu’à la diffusion. L’application facilite ainsi la gestion du workflow des documents dans un environnement fortement réglementé.

Gestion des versions
Circuit d’approbation
Traçabilité
Fonction collaborative
Plan de tâches

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