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ZenOnline – Notre logiciel GED de A à Z

• 
  

  Acquisition

• 
  

  Identification

• 
  

  Traitements

• 
  

  Processus & Workflow

• 
  

  Archivage

01

Acquisition multicanale de documents

L’acquisition en gestion documentaire consiste en l’intégration des documents dans notre logiciel GED.

• Numérisation des documents physiques (papier)
• Collecte de flux électroniques
• Import de documents provenant de logiciels tiers (Intégrations)
• Echange de documents électroniques (ex. : EDI)

 

02

Identification des documents

L’identification permet d’associer un “type” à un document de manière automatique.

• Reconnaissance automatique de document et Typage
• Classement et indexation automatique par métadonnées paramétrables
• Génération dynamique de plans de classement
• Recherche simple (par mots-clés, multicritères…)
• Recherche avancée (plein texte, OCR sur document image..)

  

03

Traitements des Flux

ZenOnline propose une palette variée de fonctionnalités et de traitements documentaires.

• Modélisation du flux documentaire
• Intégration des règles de gestion et paramétrage 
• Routage automatique multicritères
• Mise en place d’alertes et relances automatiques

  

04

Processus métier/workflow

Les GED modernes proposent également des fonctionnalités d’automatisation des processus métier.

• Automatisation des processus métier
• Intégration des circuits de validation
• Notifications avec système d’escalade en cas d’absence

  

05

Archivage légal via logiciel GED

L’archivage électronique concerne particulièrement les documents qui doivent être légalement conservés dans le temps.

• Archivage des documents légaux en fonction de leur durée de conservation
• Sécurité des documents sensibles (légal, historique, scientifique…)
• Conformité réglementaire et RGPD
• Structure de classement et de recherche

  

Notre logiciel GED et les Processus métiers

La flexibilité de ZenOnline en terme de paramétrage permet d’optimiser une multitude de processus internes des entreprises. Voici quelques-uns des processus les plus communément demandés par nos clients.

Les factures

Plus qu’une obligation légale, la dématérialisation des factures et l’automatisation de leur traitement est un enjeu commun à toutes structures.

Détails

Demandes d’achat

Des processus internes jadis chronophages aujourd’hui réduits à quelques clics ! Laissez ZenOnline s’en charger.

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Les Notes de Frais

De leur acquisition simplifiée jusqu’à leur traitement automatisé, les notes de frais, même en grand nombre ne sont plus un souci.

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Gestion des Flux

La centralisation des flux documentaires, aussi bien physiques que digitaux, est désormais réalisée de manière automatisée.

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Portail Documentaire

Fournir un accès personnel et sécurisé à vos tiers n’aura jamais été aussi simple. Quel type de portail souhaitez-vous mettre en place ?

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Traitements Avancés

Workflow, paiements, automatisation des saisies comptables… A vous de définir jusqu'où pousser l’optimisation de vos processus internes.

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Ils nous font confiance

ZenOnline, le logiciel GED pensé et propulsé par Entropics

Nous sommes Entropics, une société dédiée au développement de solutions logicielles innovantes. Notre produit phare est ZenOnline, un logiciel de Gestion Électronique de Documents (GED) conçu pour répondre aux besoins modernes des entreprises en matière de gestion de documents numériques.

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