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It is a long established fact that a reader will be distracted by the readable content of a page when looking at its layout.
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Le challenge actuel des entreprises est de parvenir à rester efficace et productif malgré le volume documentaire à traiter quotidiennement. La mise en place de circuits d’approbation fait partie des attentes des entreprises souhaitant entamer la digitalisation des processus répétitifs. Une des forces et l’intérêt de la suite Zen Online réside dans la facilité de mise en œuvre. Cette installation s’effectue en toute simplicité grâce aux différentes fonctionnalités entièrement configurables par vous, sans nécessiter l’intervention de « spécialiste ».
Le cœur du projet de dématérialisation du traitement des factures fournisseurs est bien d’alléger au maximum les charges réalisées par le comptable. Le paramétrage de l’outil, réalisé en collaboration entre l’équipe projet client et le chef de projet Entropics, permettra de déduire toutes les informations nécessaires à la saisie d’une écriture comptable, d’en tête et de ligne.
Auparavant saisies manuellement par le comptable, ces informations sont maintenant récupérées sur la facture et déduites du paramétrage et indispensables à la validation d’une écriture comptable.
Mais le processus d’automatisation ne s’arrête pas là. Les étapes de validation ou de vérification des éléments peuvent être automatisées.
En fonction de vos besoins, il est tout à fait possible de passer outre certaines étapes. Par exemple, dans le cas d’une demande d’achat validée lors de l’émission de la commande, il peut être envisageable de ne pas faire subir de circuit d’approbation lors de l’étape de rapprochement de la facture. En effet, si le bon de commande a été validé, pourquoi valider une facture qui correspond à 100% de la demande initiale ?
De même, dans certains cas, après la validation de la teneur d’une facture, il peut ne pas être nécessaire de mettre en place un circuit de bon à payer. Tous ces éléments dépendent de vos processus métiers et peuvent être reproduit dans Zen.
En dernier lieu il est même possible d’exporter directement la facture en comptabilité, sans passer par la phase de vérification de l’écriture comptable. Ce processus transparent pour le comptable est à mettre en place lors de la dernière phase du projet, lorsque vous aurez constaté que l’outil répond parfaitement au paramétrage spécifique à votre entreprise.
Le processus de comptabilisation se fait sur différents types de documents. Dans notre solution, nous prenons en compte la gestion comptable des factures, des factures non parvenues, des notes de frais, mais également des ordres de virement.
Le module de gestion des ordres de virement fonctionne en plusieurs temps. Tout d’abord il s’agit de collecter les éléments à payer :
Les acomptes sur demande d’achat,
Les factures fournisseurs,
Les notes de frais.
L’outil Zen va produire un document ordre de virement PDF en fonction du type de dépense à réaliser, du compte bancaire à utiliser, de la structure concernée. Ce document partira en validation selon le circuit paramétré dans la solution.
La validation du document entraînera la production d’un Ordre de virement au format.xml qui pourra être injecté directement dans votre banque ou dans votre outil de gestion des moyens de paiement.
L’exécution du virement entraînera la mise à jour des éléments liés. Les documents issus de la génération de l’ordre de virement seront indiqués “payés” ou “payés partiel” en fonction du montant alloué.
Vous cherchez à automatiser un processus métier? N’attendez plus!
