Portail documentaire
Mise en place d’un portail documentaire
La Gestion électronique documentaire désigne le processus de gestion des documents dans une entreprise ou toute autre organisation. Dans les principes d’utilisation d’un outil de GED, on peut avoir des documents qui concernent différents types de tiers. Il peut s’agir de clients, fournisseurs, salariés, etc.
Zensolutions, notre suite logicielle, intègre un portail collaboratif par typologie de tiers sur lequel les équipes peuvent échanger et partager. En fonction des contextes de nos clients, nous pouvons ainsi mettre en place un ou plusieurs portails d’échange.
Vous constituez un référentiel unique et centralisé pour chaque tiers. En leur mettant à disposition les fichiers dont ils ont besoin, cet espace documentaire contribue à une fiabilisation de l’information. Tous les intervenants impliqués partagent la même information, à jour et fiable. Votre relation avec vos partenaires externes est ainsi facilitée et sécurisée. Pour vos salariés, ce portail collaboratif apporte gain de temps et confort de travail.
Avec Zensolutions, à chaque type de tiers, correspond un plan de classement et une nomenclature documentaire. Notre outil de gestion documentaire permet de donner accès aux informations à ces différents interlocuteurs. Grâce à un système de droit d’utilisation, il est également possible d’autoriser le dépôt de documents sur ce portail documentaire.
Les utilisateurs partagent ainsi le même niveau d’information que vos départements internes : le service achat avec vos prestataires, le service commercial avec vos clients, le service ressources humaines avec votre personnel…
Consulter des documents sur le portail documentaire
La première fonction offerte par Zensolutions est de permettre à un type de tiers défini d’accéder à des documents qui lui sont liés. Cette fonctionnalité est intéressante pour tous vos différents types de tiers.
Ainsi, vous n’aurez plus besoin de lui envoyer ses factures par courrier. Votre client peut les consulter et les télécharger directement depuis la solution de GED via son espace partenaire dédié !
Zensolutions permet de configurer les accès de votre client à la base documentaire et également de les filtrer si nécessaire. En effet, il est possible de mettre en place des accès différents selon le collaborateur qui se connecte.
Chaque acteur peut facilement consulter les dossiers en conservant la trace de leur traitement. Le module d’historisation de Zensolutions permet en effet de savoir si le document a été consulté et quand. Cette fonction de traçabilité vous précise les lectures du document et les dates de visualisation.
Exemple
Vous pourrez permettre à votre client « Martin » la consultation des documents qui le concernent : ses factures, ses bons de livraison, etc.
Exemple
Le comptable pourra voir les factures. L’acheteur visualisera ces mêmes factures et aura aussi accès aux bons de livraisons associés.
Exemple
Si vous désirez savoir si votre client « Martin » a bien consulté un document sans le déranger, il vous suffit ainsi de vérifier l’historique de consultation et vous pourrez voir si le document a été consulté, et quand..
Le Plus Zensolutions
Il est possible de gérer les niveaux de confidentialité à l’intérieur même de ces accès.
Par exemple, seul le directeur financier de mon client sera en mesure de voir les factures et les contrats, alors que l’acheteur ne verra que les factures.
La mise en place d’un portail documentaire peut également s’accompagner de la mise en place de signatures électroniques. Cette fonctionnalité se rapproche du coffre-fort électronique.
Téléverser des documents sur le portail documentaire :
Tout comme il est possible de permettre à un tiers d’accéder à cette documentation, il est également possible de leur proposer de déposer des documents dans leur espace documentaire.
Exemple : dans le cadre d’un projet précis, votre client « Martin » va déposer des documents afin de recevoir une proposition de devis.
Notre portail documentaire est ainsi un outil efficace et ergonomique pour faciliter le partage des documents et accélérer leur traitement. Contactez un de nos experts pour échanger sur votre besoin en terme de GED partagée.
Le portail documentaire, une solution simple et efficace!