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Classement automatique des e-mails

Selon une  étude réalisée en 2021, les cadres en entreprise consacrent plus de 5 heures par jour à lire, trier et répondre aux mails. 

Heures
Minutes
Secondes

Vos collaborateurs peuvent traiter jusqu’à une centaine d’emails par jour. Ces courriers professionnels peuvent contenir des informations stratégiques et engageantes pour l’entreprise.

La gestion électronique des emails permet la dématérialisation, le classement et le suivi de vos courriers électroniques. L’objectif de l’automatisation du processus de traitement des emails est d’améliorer la satisfaction client et d’optimiser la productivité des collaborateurs.

La gestion électronique des flux d’email se découpe généralement en 4 étapes :

  • Capture des emails (acquisition) ;
  • Tri des emails entrants (identification des documents) ;
  • Diffusion des emails (traitement) ;
  • Stockage et archivage.

Les utilisateurs partagent ainsi le même niveau d’information que vos départements internes : le service achat avec vos prestataires, le service commercial avec vos clients, le service Ressource Humaine avec votre personnel…

Types de mails et annuaire des contacts

Avant d’aborder la fonctionnalité de classement automatique des mails de ZenOnline, il convient de contextualiser le besoin. Pour ce faire, nous allons nous pencher sur les différents types de mails existants et l’annuaire des contacts.

Types de mails professionnels

Le classement automatique des mails s’applique à deux types de courriers électroniques :

 

  • Les mails reçus sur une adresse personnelle.
    Exemple : paul@exemple.fr, pierre@exemple.fr, etc.
  • Les mails reçus sur une adresse générique.
    Exemples : contact@exemple.fr, info@exemple.fr, etc.

 

Les entreprises sont principalement intéressées par la mise en œuvre du module sur les mails en provenance d’adresses génériques. La fonction de classement automatique des mails de ZenOnline peut répondre au traitement numérique de ces deux types de mails.

Annuaire des contacts

ZenOnline intègre un annuaire des contacts. Ce terme désigne le carnet d’adresses mails propre à un client X, un fournisseur Y, un adhérent Z.

Exemple
L’annuaire des contacts du dossier fournisseur Dupont va regrouper toutes les adresses mail des collaborateurs de l’entreprise Dupont, votre fournisseur.
Ce carnet de contacts permet ainsi de relier plusieurs adresses mail à un tiers défini. Une adresse mail représente un contact, et l’ensemble de ces contacts forme un annuaire. Il existe donc autant d’annuaires que de tiers.

Le Plus ZenOnline 

Quand on classe un mail dans un dossier pour lequel un annuaire de contacts a déjà été défini, ZenOnline propose automatiquement à l’utilisateur de rattacher cet émetteur à l’annuaire des contacts du tiers. Ces propositions s’affinent et se précisent avec le temps : plus l’utilisateur va classer ses mails aux bons endroits, plus l’intelligence artificielle de l’outil va apprendre et classer automatiquement les mails dans le bon dossier. C’est un cercle vertueux !

Règles de classement automatique des mails

Pour pouvoir lire et classer les mails issus des boîtes aux lettres génériques, la plateforme de GED ZenOnline dispose d’un connecteur. Ce dernier accède à tous les types de boites mails (Exchange, Office 365, etc.) via le protocole IMAP.
Les mails entrants seront alors analysés : émetteur du mail, destinataire, objet, corps de mail. Le contenu des pièces-jointes au courrier peut également être examiné. Puis en fonction des résultats du moteur d’analyse, ces e-mails sont classés.
Ces règles permettent à l’outil de ranger les mails dans les réceptacles définis par le plan de classement de l’utilisateur.

Classement automatique selon l’émetteur

Avec cette règle de gestion électronique des flux d’email, le e-courrier est classé selon son émetteur. Si l’émetteur du mail correspond à un contact déjà connu et rattaché à un annuaire des contacts, le mail est alors automatiquement rangé à l’endroit prévu par le plan de classement dans le dossier du tiers concerné, auquel est rattaché le contact.
Il existe aussi une règle plus générique par rapport au nom de domaine. Cette fonction permet de classifier automatiquement le mail selon le nom de domaine de l’adresse mail de l’émetteur.

Des filtres d’exclusion sont prévus pour les adresses aux noms de domaines génériques comme par exemple gmail.com ou yahoo.fr.

Exemple
Tous les mails rattachés au nom de domaine dupont.fr (comme pierre@dupont.fr) sont automatiquement répertoriés dans le dossier Dupont.

Classement automatique selon le destinataire

Plus rarement utilisée mais toute aussi efficace dans certains contextes, cette règle classe le mail selon son destinataire. Elle peut s’appliquer au champ destinataire « À » comme au champ copie « CC ». Elle ne fonctionne logiquement pas avec le champ copie cachée « CCI ».

Classement automatique selon le fil de conversation

Quelle que soit la boite mail que vous utilisez, quand vous répondez à un mail, cela créé un fil de conversation. Ce fil d’ariane relie les mails de la même conversation entre eux.

Exemple
On retrouvera dans le même fil de conversation le mail n°3 qui répond au mail n°2, qui lui-même était une réponse au mail n°1.
Avec cette règle, le logiciel remonte l’historique et classe les mails du fil de conversation avec le mail initial.

Classement automatique selon le contenu

Si les règles précédentes ne suffisent pas, l’administrateur pourra définir une méthode de classement automatiquement des mails selon leur contenu. Ce tri peut se faire aussi bien par le corps du mail que les pièces jointes grâce au moteur d’analyse.

Exemple
Classer un mail dans un dossier particulier s’il contient une chaîne de caractères spécifiques.
Exemple : un mail envoyé à une mutuelle contenant un numéro d’adhérent est automatiquement classé dans le dossier de suivi de l’adhérent en question.

L’ordre et le degré d’importance de ces règles de gestion est entièrement configurable afin de vous offrir un maximum de souplesse. Vous pouvez donc les ordonner selon vos besoins afin de s’adapter au fonctionnement de votre entreprise.
Par exemple, vous pouvez décider que l’organisation selon le fil de conversation est le classement prioritaire et qu’il doit s’appliquer en priorité quand bien même la règle basée sur l’émetteur du mail aurait donné lieu à une autre destination de classement.

Le Plus Zensolutions

ZenOnline offre une fonctionnalité très pratique : la conversion automatique des mails et de leur contenu et pièces jointes en PDF. Qui n’a pas déjà reçu un mail à traiter avec trois pièces-jointes en trois formats différents ? Une manipulation longue et chronophage… qui disparaît grâce à ZenOnline. Notre suite logicielle convertit automatiquement le mail en un seul fichier PDF, contenant le corps du mail et ses pièces-jointes. Et si vous voulez accéder au mail original et à ses pièces-jointes dans leur format d’origine (.eml), il suffit de consulter la version précédente du document. Cette fonction est possible grâce à la Gestion automatique des versions de documents.

Besoin d’une meilleure gestion de vos mails et d’automatiser leur classement?