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Automatisation de la demande d’achat

Gestion des achats

En parallèle de la gestion des factures fournisseurs, le traitement des demandes d’achat représente une part importante de la vie d’une entreprise. Indispensable à l’acquisition des biens ou services, la gestion des achats représente un coût horaire important : temps passé à rédiger les demandes d’achat, envoi, réception…
La saisie manuelle des données prend du temps et coûte donc de l’argent. Elle peut aussi donner lieu à des erreurs qui peuvent être source de retard de livraison et d’insatisfaction. Il n’est pas exclu que cette gestion manuelle entraîne également des fraudes : fournisseurs non agréés, détournement de matériel, gestion des prix inexacte.
L’automatisation de la demande d’achat permet ainsi d’optimiser et fiabiliser le processus (purchase-to-pay). Généraliser la digitalisation du processus de gestion des achats offre ainsi de nombreux avantages :
libérer vos responsables achats pour des tâches plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée ;
gagner en productivité et réaliser d’importantes économies ;
fiabiliser et sécuriser les informations liées à la gestion des achats.

Notre solution de gestion documentaire vous permet d’automatiser et de numériser votre processus achat. En effet, Zensolutions, notre suite logicielle, intègre un module de gestion des achats dynamique. En fonction de ses droits, un utilisateur sera en capacité de saisir une demande d’achat directement dans l’environnement. Chaque demande sera donc stockée dans le dossier fournisseur correspondant et reliée à une imputation comptable.
Avec l’automatisation de la demande d’achat, la gestion du budget n’aura plus de faille. Chaque administrateur a la possibilité de saisir un catalogue article par fournisseur, empêchant ainsi la libre détermination des prix d’achat. Un bon de commande unique, numéroté par l’outil est alors généré. Une fois validé grâce au circuit d’approbation que vous aurez paramétré, ce document peut être transmis à votre fournisseur par mail via notre interface.
Au-delà de la saisie manuelle proposée par défaut, un module complémentaire de transformation des devis peut être activé. Il suffira alors à l’utilisateur de glisser-déposer le devis reçu du fournisseur dans l’environnement. Cette action entraînera automatiquement la transformation du document en demande d’achat, avec production du bon de commande. Ce bon de commande dématérialisé est fusionné avec le document initial. Plus de perte d’information.
L’interfaçage de notre outil avec votre ERP permet également la récupération des données de commande fournisseur depuis votre ERP et leur retraitement dans Zensolutions.
Petit plus : la mise en place d’un circuit d’approbation des acomptes. Il n’est pas rare que votre fournisseur demande le versement d’un acompte pour engager la production de la commande. Zensolutions vous propose un flux de traitement de ces sommes, de l’émission de l’acompte, jusqu’à la production d’un ordre de virement SEPA.

Les Réceptions

 

Le module de gestion de réception est un module complémentaire à celui de la gestion des achats. Il n’est pas activé par défaut. La digitalisation du processus de réception des marchandises sera très utile pour un pilotage plus rigoureux des commandes.
Chaque demande d’achat validée et transmise au fournisseur entraîne la nécessité de réceptionner la ou les marchandises. En fonction de ses autorisations, l’utilisateur pourra saisir une ou plusieurs réceptions de tout ou partie d’une commande émise.
Sur chaque commande, le volet de saisie des réceptions vous présente chacune des lignes de commande initialement saisies. Elle reprend également la quantité commandée et leur valorisation.
L’enregistrement de la réception provoquera l’apparition d’une ligne de réception et la mise à jour des quantités à réceptionner restantes.

Rapprochement facture sur demande d’achat

Le rapprochement entre une facture et une commande est aussi appelé « réconciliation ». Cette action, effectuée à la réception d’une facture, est habituellement effectuée par le service comptable. Elle consiste à mettre en rapport le contenu d’une facture avec le contenu d’une demande d’achat préalablement saisie, avec ou sans réception.

Cette opération, le plus souvent fastidieuse, peut être source d’erreur et/ou de fraude (problème sur les prix ou sur les quantités…).
L’automatisation de ce processus représente un vrai gain de temps et d’argent pour votre entreprise.

L’automatisation se fait à plusieurs niveaux :

Réception des factures par voie digitalisée,
Détection automatique de l’émetteur et classement,
Détection des données de facture,
Pré-rapprochement des lignes de commandes avec la facture,
Recherche des commandes non soldées pour le fournisseur concerné.

L’outil propose alors à l’acheteur (la personne qui a émis la demande d’achat) toutes les commandes ouvertes pour lesquelles un rapprochement total ou partiel reste à effectuer. Il n’a plus qu’à valider !

Dans certains paramétrages, il est même possible de rendre la phase de rapprochement complètement transparente pour l’utilisateur grâce à un système d’auto-validation. Ce système est encore plus performant lorsque la référence de la demande d’achat est présente sur la facture. Grâce aux technologies de reconnaissance de caractères intégrées à Zensolutions, notre outil sera alors capable de repérer cette référence pour effectuer un rapprochement fiable à 100%.
Lors de la mise en place de notre outil de gestion dans votre structure, nous procédons toujours à une phase de rapprochement semi-manuel afin que les utilisateurs prennent la main sur l’outil. La digitalisation du rapprochement automatique de facture est mise en place dans un second temps.
Cette méthode ne fonctionne que dans le cas d’un rapprochement automatique de facture total et unique. Cependant, il n’est pas rare que votre fournisseur vous adresse une facture qui porte sur plusieurs commandes. Une action humaine sera alors requise pour valider le pré-rapprochement proposé par notre logiciel de gestion.
Il est également possible que la facturation ne porte pas sur la totalité de la commande. On parle à ce moment-là de rapprochement partiel. La commande restera à réceptionner jusqu’à l’arrivée de la facture complémentaire.
Enfin, il arrive que la facture émise par votre fournisseur fasse état de lignes non prévues dans la commande initiale : remises, ristournes ou rabais, frais de port, éco-taxe … En fonction des besoins de votre organisation, nous pouvons activer le module de gestion des écarts de commande.
Ce module de notre logiciel consiste en la génération d’un document "Écart de commande” complémentaire à votre demande d’achat initiale. Ce document vient compléter le bon de commande précédemment validé et peut subir un circuit de validation identique au circuit de validation de votre demande d’achat initiale, ou non.
Cette étape de rapprochement peut se faire à différentes étapes de votre process de traitement des factures fournisseurs : avant saisie en comptabilité ou après. Cela dépend vraiment de votre organisation et notre outil s’adapte parfaitement à vos contraintes.
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Gestion des factures à recevoir

Les Factures à Recevoir (FAR) ou Factures Non Parvenues (FNP), de quoi s’agit-il exactement ?

Ce terme comptable désigne les factures encore non réceptionnées par votre entreprise et correspondant à des engagements de frais passés envers vos fournisseurs. Il peut s’avérer nécessaire dans le cadre d’une situation comptable de pouvoir provisionner la réception prochaine de ces factures.

Ces situations sont réalisées lors des inventaires comptables, planifiés en fonction de la taille de votre organisation (mensuels, trimestriels, annuels). Pour faire simple, il s’agit de provisionner un compte de régularisation dans l’attente de la réception de la facture (généralement le dernier jour du mois) et également d’extourner ce compte le 1er jour du mois suivant.

Le montant de la provision sera soit le montant total de la commande restant à facturer soit le montant total des réceptions effectuées pour le mois.

Faire des économies avec un logiciel de GED

Ces termes très propres à la comptabilité sont reflétés dans notre outil grâce au module de gestion des factures à recevoir.

Chaque fin de mois, ce module va passer en revue les commandes en cours et produire deux documents :
un document daté du dernier jour du mois, listant l’ensemble des factures à recevoir pour les provisionner et ;
un second document daté du 1er jour du mois suivant listant ces mêmes factures à extourner (en général les mêmes).

Le comptable n’aura ainsi plus qu’à valider l’écriture comptable générée par l’outil. Il est même possible d’injecter automatiquement ces écritures de régularisation sans que l’utilisateur ne soit sollicité.

Vous recherchez un logiciel simple, sécurisé et centralisé pour gérer vos demandes d’achat? Contactez nos experts pour en discuter.