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Note de frais dématérialisée

La gestion des notes de frais peut être complexe pour le salarié comme pour les comptables. Le collaborateur interne n’a souvent aucune notion comptable pour répartir les charges liées à ses dépenses. Le comptable peut également perdre beaucoup de temps à détailler chacune des lignes de dépenses. Dématérialisez et automatisez votre gestion des notes de frais grâce à notre suite logicielle.

Enregistrement des notes de frais

La dématérialisation du processus de gestion des notes de frais commence par l’acquisition des documents. En fonction de ses autorisations d’accès, un salarié pourra (ou non) enregistrer de nouveaux documents dans son portail documentaire dédié.

Ces documents correspondent aux justificatifs de dépenses liées à l’activité professionnelle du collaborateur. Ces frais professionnels engagés par le salarié doivent être pris en charge par l’employeur. Ils font l’objet d’un processus de traitement spécifique.

Le module de gestion des notes de frais Zensolutions permet différents modes d’acquisition. Le moyen le plus répandu consiste à faire un simple glissé-déposé des documents dans l’environnement. Vous pouvez incorporer des documents de différents formats : fichiers PDF et images en .jpg ou .png. Le module de notes de frais procédera à une conversion et une compression automatique des éléments.

Afin d’augmenter la mobilité, notre solution est conçue pour être parfaitement responsive. Ergonomique, elle sera tout aussi facilement accessible sur un PC portable que sur mobile. Pour un accès direct à son espace documentaire, votre collaborateur pourra créer un raccourci du logiciel sur son smartphone. Il lui suffira ensuite de se connecter sur l’outil et d’injecter directement les pièces justificatives depuis la fonction appareil photo. Même en déplacement, la saisie des notes de frais est ainsi facilitée. Il pourra ainsi partager immédiatement ses frais pour être remboursé.

Traitement des justificatifs

Une fois l’acquisition des justificatifs réalisée, l’outil va procéder aux différents traitements techniques sur les documents. L’analyse LAD RAD et OCR, couplée à la technologie d’un moteur de recherche intégré, permettra de déterminer :
le type de justificatif de dépense concerné (restauration, déplacement …) ;
les montants engagés : Total HT, Total Taxes, Total TTC ;
le tiers fournisseurs concerné (SNCF, Air France …).
Ce processus va également permettre de déterminer la date de la dépense. Les documents pourront ainsi être classés automatiquement dans un classeur dédié, centralisant les dépenses par année et par mois.

A la fin du worflow, l’outil renverra les justificatifs analysés dans l’environnement de l’utilisateur. Il est en mesure ainsi de procéder plus aisément à la vérification des éléments et de générer sa note de frais mensuelle.

Le document Note de Frais, généré par Zensolutions, regroupe l’ensemble des lignes de dépenses, associé au montant à régler au collaborateur. Il mentionne également les différents comptes de charge à destination du service comptable. Le salarié n’a plus qu’à envoyer sa note de frais en validation, puis en comptabilisation.
Le processus de gestion des notes de frais est ainsi entièrement automatisé. Il offre ainsi un gain de temps pour vos salariés et votre comptabilité.

Le traitement des justificatifs de dépense se fait par un simple paramétrage dans l’outil. Nous prenons en compte les écrêtements sur chacun des types de justificatifs, les remboursements partiels, les avances.

Chacun des types de justificatifs peut être relié à un compte de charge et à un circuit d’approbation dédié. Notre logiciel Zensolutions pourra générer autant de note de frais que de circuit de validation à enclencher.

Calcul des indemnités kilométriques

Le module de gestion des notes de frais ne saurait être complet sans une bonne gestion des indemnités kilométriques (IK). Dès lors que votre collaborateur utilise sa voiture personnelle pour des déplacements professionnels, il est en droit de demander le remboursement de ces indemnités kilométriques.

La gestion de ces frais de déplacement peut se révéler très fastidieuse. En effet, différents éléments sont à prendre en compte pour le calcul des indemnités kilométriques :

  • Documents officiels à maintenir ;
  • Barèmes URSSAF (forfait, coefficient, type de véhicule) ;
  • Montants déjà remboursés sur l’année ;
  • Nombres de kilomètres parcourus sur l’année…

D’un point de vue administrateur, tous ces paramètres sont prévus dans l’outil, par défaut, dès l’activation du module.

Pour votre collaborateur, rien de plus simple, il suffit d’intégrer les informations de déplacement. Il est possible de procéder à un glissé-déposé d’une feuille de route (mappy, viamichelin …) dans l’environnement.

Une feuille de route n’est pas indispensable au calcul de la distance parcourue. Le module de gestion des frais kilométriques intègre la génération d’un document feuille de route. L’intervenant doit indiquer l’adresse de départ, l’adresse d’arrivée, la date du parcours et la notion d’aller-retour.

 

Notre logiciel de gestion va ensuite procéder à différents traitements techniques et notamment le calcul des indemnités kilométriques. Une fois ces traitements réalisés, l’outil classera le justificatif de frais kilométrique dans le classeur dédié. Les documents relatifs à la gestion des indemnités de déplacement seront classés avec les autres types de justificatifs de dépenses. L’employé pourra ainsi l’inclure ensuite dans une note de frais mensuelle globale.

L’outil Zensolution procède automatiquement au calcul du montant à rembourser. Le calcul de l’indemnité kilométrique est réalisé en fonction du type de véhicule utilisé par rapport au barème annuel URSSAF ainsi que des trajets parcourus dans l’année. Ce montant des frais se trouvera donc cumulé au remboursement des autres dépenses professionnelles de la note de frais.

Vous recherchez un logiciel simple et centralisé pour gérer les frais de votre personnel. Contactez nos experts pour mettre en place l’automatisation de la gestion de ces frais.